Antes de empezar: completa el perfil de empresa
Nombre, categoría, logo, descripción, horario, dirección y web. No es solo para que quede ordenado: con esos datos la aplicación crea sola algunas respuestas rápidas (por ejemplo, tu horario o tu dirección) que luego envías con dos toques. Y el horario que pongas es el que usa el mensaje de ausencia «fuera del horario comercial».
Las 6 funciones, una por una
1. Mensaje de bienvenida
Se envía solo cuando alguien te escribe por primera vez o cuando vuelve a escribir después de 14 días sin conversación. Sirve para que el cliente sepa al instante que ha llegado al sitio correcto y qué datos necesitas. Se activa en Herramientas para la empresa → Mensaje de bienvenida, y puedes elegir a quién se envía: a todos, solo a quien no está en tus contactos o a una lista. Lo explica la ayuda de WhatsApp sobre mensajes de bienvenida.
Un ejemplo que funciona: «¡Hola! Gracias por escribir a [empresa]. Cuéntanos qué necesitas y en qué zona estás, y te respondemos enseguida».
2. Mensaje de ausencia
Responde solo cuando no puedes atender. Tiene tres modos: enviar siempre, horario personalizado o fuera del horario comercial (este último solo aparece si has puesto el horario en el perfil). Según la ayuda oficial, también se elige a quién se envía. Di cuándo vas a contestar («mañana a partir de las 9») en vez de un «no estamos» a secas.
3. Respuestas rápidas
Son atajos para los mensajes que envías todos los días: cómo llegar, formas de pago, qué incluye un servicio. Se escriben una vez y después, dentro del chat, tecleas «/» y eliges la que necesitas. Puedes guardar hasta 50 y pueden llevar fotos o vídeos (desde el móvil). Detalle en la ayuda de respuestas rápidas.
4. Etiquetas para ordenar los chats
Con etiquetas de colores separas, por ejemplo, «Nuevo», «Presupuesto enviado», «Pagado» y «Seguimiento». Así ves de un vistazo a quién tienes que contestar o recordar algo. Se pueden crear hasta 20; WhatsApp está convirtiendo las etiquetas en «listas», así que en tu aplicación pueden aparecer con ese nombre (ayuda de etiquetas).
5. Catálogo de productos o servicios
El catálogo se muestra en tu perfil y lo puedes compartir en el chat. Cada artículo necesita un título, al menos una imagen y el país de origen; además puede llevar descripción, enlace a tu web, código y precio (WhatsApp aclara que el precio solo se puede poner en algunos países). Ahorra el ir y venir de «¿me pasas fotos y precios?». Más en la ayuda del catálogo.
6. Enlace directo a tu WhatsApp
Un enlace del tipo https://wa.me/34… abre el chat con tu empresa sin que el cliente tenga que guardar el número. Lleva el número completo en formato internacional, sin ceros, espacios ni guiones, y puede incluir un mensaje ya escrito con ?text= (ayuda de clic para chatear). Ponlo en tu web, en Instagram, en tu ficha de Google y en un código QR en el local. Si usas un mensaje distinto en cada sitio («Hola, he visto vuestro anuncio en Instagram…»), sabes de dónde llega cada consulta.
Errores que vemos a menudo
- Mensaje de bienvenida larguísimo: si nadie lo lee entero, no sirve. Dos o tres líneas.
- Ausencia activada «siempre» y olvidada: el cliente recibe «no estamos» en pleno horario de atención.
- Respuestas rápidas desactualizadas: precios o direcciones antiguas que se envían sin mirar.
- Número distinto en la web, en Google y en Instagram: el cliente no sabe a cuál escribir y Google ve datos que no coinciden.
¿Y cuándo conviene ir más allá?
Estas funciones resuelven mucho, pero tienen un límite: las respuestas automáticas solo saludan o avisan de que no estás. Si te llegan muchas consultas repetidas fuera de horario (precios, citas, disponibilidad) y se te escapan clientes, ahí tiene sentido un asistente que responda con la información de tu negocio y pase a una persona lo que necesita atención humana. Es lo que hacemos en WhatsApp con IA.
Completa el perfil, configura bienvenida y ausencia, guarda tus 5 o 10 respuestas más repetidas, ordena los chats con etiquetas, sube el catálogo y difunde tu enlace wa.me. Es gratis y se hace en una tarde.